SEMPOZYUM ORGANİZASYONLARI

Kurumsal organizasyonlardan biri olan sempozyum organizasyonları, konuların uzmanlar tarafından anlatıldığı çok sayıda katılımcının olduğu organizasyonladır. 

Sempozyum organizasyonları, çok fazla bilginin anlatıldığı ve bu bilgilerin değerlendirildiği, hem uzman konuşmacılar, hem de katılımcılar açısından oldukça büyük bir öneme sahip organizasyonlardır. 

Oldukça önemli sayılabilecek konuşmaların gerçekleştiği, sempozyum organizasyonlarında, katılımcıların ve konuşmacının dikkatinin dağılmaması açısından, ilgili mekanın sempozyum konseptine uygun olması büyük önem taşımaktadır. 

Genellikle, bu sempozyum organizasyonlarında, bilimsel ve akademik konular ele alınmaktadır. Bilimsel ve akademik konuların konuşulduğu bu türden toplantılarda, sempozyum alanında dikkati dağıtacak herhangi bir olgunun oluşması, odaklanma yönünden hem katılımcıyı, hem de konuşmacıyı zor durumda bırakabilmektedir. 

Mekanın sempozyum konseptine uygun olması ise, bu ve bunun gibi dikkati dağıtacak şeyleri ortadan kaldırmaktadır. Bu sayede konuşmacılar ve katılımcılar, dikkat problemi yaşamaz ve sağlıklı bir oturum gerçekleştirmiş olurlar. 

Bilimsel ve akademik konuların sağlıklı işlenebilmesi için, sempozyum alanının profesyonel ekipler tarafından, konsepte uygun olarak hazırlanması, yukarıda saydığımız nedenlerden kaynaklı oldukça önemli bir iştir. 

Sempozyum Nasıl Gerçekleşir? 

Daha önceden verilen ön bilgi ile akademik kariyere sahip olan konuşmacı, ön bilgiye istinaden araştırmalarını gerçekleştirir. Konuya ilişkin bilgisini, araştırma sonuçlarını ve düşüncelerini katılımcılarla paylaşır. Kendisine belirli bir süre verilir, bu süre içerisinde aktif bir şekilde işlenmesi gereken konu süre dışına çıkmadan, katılımcılara sunulur. 

Daha sonrasında sempozyum organizasyonuna katılımcı olarak gelen kişilerin, ilgili konu hakkında sorularını sorması için bir soru cevap süresi organize edilir. Soru cevap kısmında konuşmacı olan kişiler bir arada kalarak, katılımcıların sorularına uzmanlık alanları dahilinde cevaplar verir. 

Bu soru cevap kısmı, sempozyumun en hareketli kısmıdır. Tüm soru cevap kısımlarında fikir alışverişleri müthiş bir tartışma havasında gerçekleşir. Bu kısım oldukça doğruların ve gerçeklerin bilimsel çerçevede, katılımcılar açısından pekişmesine neden olduğu için oldukça verimlidir. 

Soru cevap kısmında dinleyicilere söz hakkı verilir, dinleyiciler sorularını yazılı veya sözlü bir şekilde sempozyum başkanına iletir, başkan da soruları yazılı veya sözlü şekilde akademisyen ve konuşmalara taşır.  

Daha sonrasın akademisyenler sempozyum konusu ile ilgili makalelerini komuoyu ile paylaşabilmektedir. 

Sempozyum Öncesi Dikkat Edilmesi Gerekenler 

  • Bilimsel ve akademik konuların işleneceği sempozyum alanında, katılımcı sayısı ve sempozyum süresine göre sempozyum oturumunun bölümleri önceden belirlenip, hazırlanmalıdır. 
  • Planlamanın ikinci aşaması olarak, belirlenen konu, katılımcı sayısı ve sempozyum süresine göre mekan tercih edilmelidir. 
  • Buna göre bütçe planlaması, çalışması yapılmalıdır. 
  • Sempozyum için mekan seçiminin yapılmasının ardından, konuşma yapacak, konu uzmanlarını her bir katılımcının görebileceği şekilde, oturma düzeni ayarlaması yapılmalıdır. 
  • Oturma düzeni oluştururken, katılımcıların konuşmacıyı hem net olarak görebilmesi, hem de net bir şekilde duyabilmesi gerekmektedir. Buna göre ses kontrolleri muhakkak önceden yapılmalıdır. 
  • Hiçbir kurum veya kimse düzenlediği etkinliklerde, bir sıkıntı yaşamak istemez, bu sebeple bazı teknik konuların muhakkak uzman kişiler tarafından kontrol edilmesi gereklidir.  
  • Sempozyumun gerçekleşeceği tarih ve saatte muhakkak, sempozyum düzenleyici ekibin konuşmacı ve katılımcılardan önce alanda yer alması gerekmektedir. Son dakikalarda olası bir aksilik çıkarsa, bu ekip tarafından görülmüş ve sorunu yerinde, zamanında ortadan kaldırma şansına sahip olacaktır. 
  • Katılımcılar yerlerini aldıktan sonra, kısa bir karşılama konuşması yapılarak katılımcıların sempozyum için ön bilgilendirme alması sağlanmalıdır. 
  •  Ardından konuşmacılar, katılımcılara takdim edilir ve sempozyum, konuşmacıların kendini ve akademik kariyerini kısaca anlatmasının ardından sempozyum başlamış olur. 

Sempozyumun Özellikleri Nelerdir? 

Oldukça önemli konuların katılımcı ile buluşturulduğu, sempozyum organizasyonlarının kendine ait özellikleri bulunmaktadır. Panel, seminer, kongre, konferans ve benzeri türden organizasyonlardan, sempozyumu farklı kılan, ayırıcı özelliklere sahiptir. 

  • Sempozyum organizasyonun amacı, bilimsel konuları tartışmak ve konuyu farklı yönlerden ele alabilmektir. 
  • Oturuma katılacak olan konuşmacılar akademik kariyeri olan ve uzman kişilerdir.  
  • Birbirinden farklı konular ve buna göre konuşmacılar olduğu için sempozyum bölümlere ayrılır, her bölümün kendine ait bir süresi vardır. 
  • Sohbet havasında bir oturum gerçekleşir ve kaynaklar yazılı olarak hazırlanır. Hazırlanan bu makale ve yazılar bilimsel çalışma olarak değer görürler. 
  • Konuşmacılara 20 dakikaya kadar süre tanınır ve bu süre içerisinde konuşmasını tamamlaması istenir. 
  • Konuşmayı yönetmesi için bir sempozyum yöneticisi tayin edilir ve tüm oturum onun kontrolünde gerçekleşir. 
  • Bilimsel konuların tartışıldığı oturum sonrası hem konuşmalar hem de makaleler basılı şekilde kamuoyu ile paylaşılır. 

Sempozyum organizasyonları için, akademisyen ve katılımcıların sağlıklı konular işleyebilmesi için, mekan, ses sistemi, organizasyona uygun konsept düzenlemesi çok büyük önem taşımaktadır. Kheiron Organizasyon, Kheiron Stand her türden organizasyonlarınız için profesyonel hizmetler sunmaktadır.

 



Bir cevap yazın